Thiết kế luồng Tự động hóa

Trình thiết kế giúp bạn sắp xếp các bước Mailix sẽ thực hiện sau khi Người đăng ký đáp ứng Điều kiện bắt đầu. Mỗi Người đăng ký đi lần lượt qua các bước đã nối cho tới khi hết đường đi hoặc gặp lỗi khiến lượt chạy dừng lại.

Trước khi thiết kế luồng

Bạn cần:

• có quyền chỉnh sửa Tự động hóa;
• đã tạo Tự động hóa và chọn Danh sách chính;
• đã mở, hoàn thiện và lưu Điều kiện bắt đầu;
• nối Điều kiện bắt đầu với bước đầu tiên.

Xem Chọn điều kiện bắt đầu nếu bước đầu luồng vẫn còn cảnh báo.

Mở trình thiết kế

1. Trên thanh điều hướng, chọn Tự động hóa.
2. Tìm Tự động hóa cần thiết kế.
3. Chọn tên Tự động hóa hoặc Chỉnh sửa.

Sau khi tạo Tự động hóa mới, Mailix cũng đưa bạn trực tiếp tới màn hình này.

Trình thiết kế gồm:

• vùng sơ đồ hiển thị Điều kiện bắt đầu, các bước và đường nối;
• dấu + để thêm hoặc chèn bước;
• bảng cấu hình mở khi bạn chọn một bước;
• trạng thái ACTIVE hoặc PAUSED và thao tác kích hoạt/tạm dừng;
• công cụ thu phóng, căn vừa màn hình và chế độ toàn màn hình.

Kéo vùng trống để di chuyển khung nhìn. Cuộn để thu phóng, hoặc dùng các nút thu nhỏ, căn vừa và phóng to.

Luồng hoạt động theo thứ tự nào?

Một luồng thông thường chạy theo thứ tự:

Điều kiện bắt đầu → bước đầu tiên → bước tiếp theo → hoàn thành

Mỗi bước thông thường chỉ có một bước tiếp theo. Bước Điều kiện có hai đường ra YES và NO. Khi Người đăng ký đến đó, họ chỉ đi theo một nhánh phù hợp.

Luồng không hỗ trợ nối vòng lại bước trước, gắn nhiều bước cha cho cùng một bước hoặc nhập hai nhánh trở lại cùng một bước. Khi một đường không còn bước tiếp theo, lượt chạy hoàn thành tại đó.

Thêm một bước

1. Chọn dấu + tại vị trí muốn thêm.
2. Chọn loại bước trong cửa sổ Add node.
3. Mailix thêm và nối bước ngay tại vị trí đó.
4. Hoàn thiện bảng cấu hình vừa mở.
5. Chọn Save nếu bước có nút lưu.

Bạn có thể chọn dấu + ở cuối một nhánh hoặc ngay trên đường nối giữa hai bước.

Các loại bước được hỗ trợ

Bước	Dùng để làm gì
SEND EMAIL	Gửi một email đã được cấu hình cho Người đăng ký
WAIT	Chờ một khoảng thời gian hoặc chờ tới một ngày, giờ cụ thể
CONDITION	Chờ và kiểm tra Người đăng ký đã mở hoặc nhấp email hay chưa, sau đó chọn nhánh YES hoặc NO
OPERATION	Thêm/xóa Tag, sao chép/chuyển Người đăng ký sang Danh sách khác hoặc cập nhật Trường thông tin
WEBHOOK	Gửi dữ liệu cơ bản tới một địa chỉ hoặc cấu hình kết nối đã lưu

Webhook cần cấu hình kết nối phù hợp và có thể không khả dụng với mọi tài khoản. Bài này tập trung vào các bước xử lý Người đăng ký thường dùng.

Thêm bước Email

Chọn dấu +, sau đó chọn SEND EMAIL. Bước mới chưa sẵn sàng cho tới khi bạn hoàn tất thông tin người gửi và chọn hoặc tạo nội dung email.

Sau khi gửi thành công, Người đăng ký chuyển sang bước tiếp theo. Nếu việc gửi gặp lỗi không thể xử lý, lượt chạy có thể dừng ở trạng thái lỗi.

Xem Thiết lập email trong luồng để cấu hình chi tiết.

Thêm thời gian Chờ

Chọn WAIT, sau đó chọn một trong hai cách:

• For a duration: chờ một khoảng thời gian, chẳng hạn 30 phút, 2 ngày hoặc 1 tuần.
• Until a date / time: chờ tới một ngày và giờ cụ thể.

Trong lúc chờ, Người đăng ký ở lại bước này. Khi đến hạn, Mailix chuyển họ sang bước tiếp theo. Nếu thời điểm cố định đã qua khi bước được xử lý, Người đăng ký tiếp tục ngay.

Khi Tự động hóa bị tạm dừng

Tạm dừng ngăn sự kiện mới đưa thêm Người đăng ký vào luồng và ngừng lượt kiểm tra định kỳ của Tự động hóa. Thời hạn của bước Chờ vẫn là một mốc thời gian cố định; nó không được dời thêm bằng thời gian Tự động hóa tạm dừng.

Khi kích hoạt lại, người đã quá hạn chờ sẽ được xử lý ở lần kiểm tra tiếp theo. Một email đã được đưa vào quá trình gửi trước khi tạm dừng vẫn có thể hoàn tất; vì vậy, tạm dừng không phải thao tác thu hồi hoặc đóng băng tuyệt đối mọi việc đang xử lý.

Rẽ nhánh bằng Điều kiện

Bước CONDITION hiện hỗ trợ kiểm tra hoạt động của email trong cùng Tự động hóa:

• email đã được mở;
• email hoặc một liên kết trong email đã được nhấp.

Bạn chọn email cần kiểm tra và thời gian Mailix chờ sự kiện. Khi hết thời gian chờ, Mailix kiểm tra dữ liệu tại thời điểm đó:

• có hoạt động phù hợp: đi theo nhánh YES;
• không có hoạt động phù hợp: đi theo nhánh NO.

Đây không phải bước kiểm tra Tag, Trường thông tin, Danh sách hoặc Phân khúc. Điều kiện được đánh giá một lần khi hết khoảng thời gian theo dõi, không liên tục đổi nhánh sau đó.

Mỗi nhánh có dấu + riêng. Nhánh không có bước tiếp theo kết thúc lượt chạy khi Người đăng ký đi vào nhánh đó.

Thêm hoặc xóa Tag

1. Thêm bước OPERATION.
2. Chọn Add tag(s) hoặc Remove tag(s).
3. Nhập một hoặc nhiều Tag.
4. Chọn Save.

Thêm Tag đã tồn tại hoặc xóa Tag không tồn tại không tạo thêm bản sao Tag và không làm hỏng luồng.

Lưu ý: Thêm hoặc xóa Tag có thể kích hoạt một Tự động hóa khác dùng Điều kiện bắt đầu tương ứng. Hãy kiểm tra các Tự động hóa liên quan để tránh tạo chuỗi tác động ngoài ý muốn.

Sao chép hoặc chuyển Người đăng ký sang Danh sách khác

Trong bước OPERATION, bạn có thể chọn:

• Copy to list: tạo hoặc giữ một bản Người đăng ký trong Danh sách đích và vẫn giữ họ ở Danh sách nguồn;
• Move to list: sao chép sang Danh sách đích rồi hủy đăng ký khỏi Danh sách nguồn.

Nếu Người đăng ký đã có trong Danh sách đích, Mailix không tạo thêm bản trùng. Thao tác có thể bị bỏ qua khi Danh sách đích không còn tồn tại hoặc đã đạt giới hạn Người đăng ký.

Sau thao tác Move to list, lượt chạy hiện tại vẫn có thể tiếp tục qua các bước không phải email. Các bước email sau đó có thể không gửi vì Người đăng ký đã bị hủy đăng ký khỏi Danh sách nguồn. Việc hủy đăng ký này cũng có thể kích hoạt Tự động hóa khác theo dõi sự kiện hủy đăng ký của Danh sách nguồn.

Cập nhật Trường thông tin

1. Thêm bước OPERATION.
2. Chọn Update field.
3. Chọn Trường thông tin thuộc Danh sách chính.
4. Nhập giá trị mới.
5. Chọn Save.

Giá trị mới ghi đè giá trị hiện tại của trường. Có thể nhập giá trị trống nếu cần xóa nội dung đang lưu.

Không nên dùng bước này để kích hoạt một Tự động hóa khác theo dõi thay đổi Trường thông tin; chuỗi kích hoạt đó chưa hoạt động ổn định.

Nối các bước

Đường nối quyết định thứ tự xử lý. Trình thiết kế tạo đường nối khi bạn chọn dấu + và thêm bước tại vị trí tương ứng.

• Dấu + ở cuối bước thêm bước kế tiếp.
• Dấu + trên đường nối chèn bước vào giữa.
• Dấu + YES hoặc + NO thêm bước riêng vào nhánh tương ứng.
• Bước hoặc nhánh không nối tiếp sẽ kết thúc lượt chạy tại đó.

Chèn bước vào giữa luồng

Với luồng A → B, chọn dấu + trên đường nối rồi thêm bước X. Mailix tự đổi thành A → X → B; bạn không cần nối lại B bằng tay.

Nếu X là bước Điều kiện, đường tiếp tục cũ được đặt vào nhánh YES và nhánh NO để trống cho bạn hoàn thiện.

Di chuyển bước có thay đổi thứ tự xử lý không?

Không có thao tác kéo từng bước để đổi thứ tự. Vị trí thẻ được Mailix sắp xếp tự động theo các đường nối.

Kéo trên vùng trống chỉ di chuyển khung nhìn; thao tác này không thay đổi luồng. Muốn đổi thứ tự, hãy chèn bước ở vị trí mới rồi xóa bước cũ sau khi đã kiểm tra cấu hình.

Xóa một bước

Quan trọng: Xóa được lưu ngay. Nếu xóa bước Email, email và nội dung gắn riêng với bước đó cũng bị dọn khỏi Tự động hóa. Nếu xóa bước mà Người đăng ký đang đứng tại đó, lượt chạy của họ có thể chuyển sang trạng thái lỗi ở lần xử lý tiếp theo.

Chọn bước, mở Actions, sau đó chọn:

• Delete (keep children): xóa bước hiện tại và nối bước cha trực tiếp với bước con. Nếu đây là bước cuối, đường nối từ bước cha cũng được bỏ.
• Delete with children: xóa bước hiện tại cùng toàn bộ các bước nằm phía sau nó.

Mailix yêu cầu xác nhận trước khi xóa. Bước Điều kiện có hai nhánh nên không thể dùng cách giữ các bước con; xóa bước Điều kiện sẽ xóa cả hai nhánh phía sau.

Không có thao tác sao chép một bước hoặc đổi trực tiếp bước thông thường sang loại khác. Riêng bước Chờ có thể chuyển giữa chờ theo thời lượng và chờ tới thời điểm mà vẫn giữ vị trí nối.

Lưu thay đổi

Các thao tác có cách lưu khác nhau:

Thao tác	Cách lưu
Thêm hoặc xóa bước	Lưu ngay sau khi thao tác thành công
Chọn vị trí và đường nối khi thêm	Lưu cùng bước mới
Sửa WAIT, CONDITION, OPERATION, WEBHOOK hoặc Điều kiện bắt đầu	Phải chọn Save trong bảng cấu hình
Thiết lập Email	Lưu theo từng phần trong quy trình thiết lập Email
Di chuyển hoặc thu phóng khung nhìn	Không thay đổi cấu trúc luồng

Trình thiết kế không tự động lưu nội dung đang nhập trong bảng cấu hình. Đóng bảng, chọn Cancel hoặc rời trang trước khi chọn Save sẽ bỏ phần chỉnh sửa chưa lưu; không có cảnh báo rời trang chung được xác minh.

Chỉnh sửa khi Tự động hóa đang Bật

Mailix cho phép thêm, sửa và xóa bước khi Tự động hóa đang ACTIVE và không hiển thị cảnh báo chung trước khi thay đổi.

Quan trọng: Luồng đang chạy đọc cấu trúc mới ở lần xử lý tiếp theo. Hãy tạm dừng Tự động hóa trước khi thay đổi lớn để tránh làm hỏng lượt chạy đang ở một bước bị xóa hoặc thay thế.

Tác động thường gặp:

• Người đã đi qua một bước không chạy lại bước đó.
• Người chưa tới bước sẽ dùng cấu hình mới khi họ đến.
• Người đang chờ giữ thời điểm đã được ấn định; đổi thời lượng không tính lại thời điểm chờ hiện có.
• Người đang chờ tại bước Điều kiện giữ hạn chờ cũ, nhưng có thể được kiểm tra bằng cấu hình Điều kiện mới khi hết hạn.
• Email đã gửi không bị thay đổi. Người chưa tới bước Email dùng cấu hình mới; email đã bắt đầu xử lý không được bảo đảm chuyển sang nội dung mới.
• Xóa đúng bước mà một Người đăng ký đang đứng có thể làm lượt chạy của họ lỗi.

Kiểm tra trước khi Bật

Trước khi chọn Activate, kiểm tra:

• Điều kiện bắt đầu đã được lưu và nối với bước đầu tiên;
• mọi thẻ không còn biểu tượng hoặc thông báo chưa cấu hình;
• bước Email có đầy đủ thông tin và nội dung;
• bước Chờ có thời lượng hoặc thời điểm hợp lệ;
• bước Điều kiện có email cần kiểm tra và thời gian chờ;
• cả nhánh YES và NO có đường đi mong muốn;
• bước Tag, Danh sách và Trường thông tin đã có dữ liệu cần thiết;
• Webhook đã có địa chỉ hoặc cấu hình kết nối;
• phương thức gửi, hạn mức gửi và hạn mức Người đăng ký còn khả dụng.

Mailix chỉ kiểm tra chắc chắn rằng Tự động hóa có loại Điều kiện bắt đầu khi kích hoạt. Vì vậy, kích hoạt được không đồng nghĩa luồng đã cấu hình đầy đủ. Các thẻ chưa hoàn thiện vẫn có thể khiến bước bị bỏ qua, kết thúc sớm hoặc làm lượt chạy lỗi.

Khi một bước gặp lỗi

Các bước hợp lệ được xử lý theo thứ tự, sau đó chuyển sang bước kế tiếp. Hành vi khi có vấn đề phụ thuộc loại bước:

• lỗi cấu hình nghiêm trọng hoặc lỗi gửi email có thể dừng lượt chạy;
• thao tác Danh sách không thể thực hiện do thiếu dữ liệu hoặc hạn mức có thể bị bỏ qua rồi luồng tiếp tục;
• Webhook không gọi được địa chỉ bên ngoài không chặn bước tiếp theo, nhưng Webhook thiếu hoàn toàn cấu hình có thể làm lượt chạy lỗi;
• nhánh không có bước tiếp theo được xem là kết thúc bình thường.

Nếu Người đăng ký không còn ở trạng thái nhận email, bước Email không gửi và lượt chạy có thể dừng ở lỗi gửi. Các bước không phải email không tự động bị bỏ chỉ vì trạng thái đăng ký thay đổi.

Theo dõi từng lượt chạy tại Quản lý Người đăng ký trong Tự động hóa.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể thêm bao nhiêu bước?

Không có giới hạn số bước riêng được xác minh trong trình thiết kế. Khả năng dùng Tự động hóa và gửi email vẫn phụ thuộc gói, quyền và hạn mức tài khoản.

Kéo một bước sang vị trí khác có đổi thứ tự chạy không?

Không. Không có thao tác kéo thẻ để đổi thứ tự. Kéo vùng trống chỉ di chuyển khung nhìn.

Xóa bước có xóa các bước phía sau không?

Tùy lựa chọn. Delete (keep children) giữ và nối lại một bước con; Delete with children xóa toàn bộ phần phía sau. Bước Điều kiện chỉ dùng cách xóa cùng các nhánh con.

Người đang Chờ có bị ảnh hưởng nếu tôi đổi thời gian không?

Thời điểm đã lên cho lượt chờ hiện tại không được tính lại. Cấu hình mới áp dụng khi Người đăng ký khác bắt đầu bước Chờ.

Có thể nối hai nhánh trở lại cùng một bước không?

Không. Mỗi bước chỉ có một bước cha, nên hai nhánh không thể nhập lại cùng một bước.

Vì sao Tự động hóa đã bật nhưng Người đăng ký không đi tiếp?

Kiểm tra Điều kiện bắt đầu, đường nối, cảnh báo trên từng bước, trạng thái Người đăng ký và hạn mức liên quan. Tự động hóa có thể được bật dù luồng còn thiếu kết nối hoặc bước chưa hoàn chỉnh.

Bước tiếp theo

• Thiết lập email trong luồng
• Quản lý Người đăng ký trong Tự động hóa
• Chọn điều kiện bắt đầu