Chọn Danh sách và phân khúc nhận email

Bước Người nhận xác định những Người đăng ký mà Chiến dịch sẽ gửi tới. Bạn có thể gửi cho toàn bộ một Danh sách, thu hẹp bằng Phân khúc hoặc loại trừ những nhóm không nên nhận email.

Bạn sẽ làm được gì?

Sau khi hoàn thành bài này, bạn có thể:

• Chọn một hoặc nhiều Danh sách cho Chiến dịch.
• Chọn một hoặc nhiều Phân khúc trong từng Danh sách.
• Loại trừ một Danh sách hoặc Phân khúc.
• Hiểu vì sao số người nhận có thể thấp hơn tổng số Người đăng ký.
• Lưu lựa chọn và chuyển sang bước tiếp theo.

Mở bước Người nhận

Truy cập:

Chiến dịch → Thư điện tử → mở Chiến dịch → Người nhận

Khi tạo Chiến dịch thông thường hoặc Văn bản thuần mới, Mailix cũng đưa bạn thẳng tới bước Người nhận. Đây là bước đầu tiên trong quy trình thiết lập Chiến dịch.

Bạn cần có quyền chỉnh sửa Chiến dịch. Khi Chiến dịch còn cho phép chỉnh sửa, bạn có thể chọn lại bước Người nhận trên thanh bước để xem hoặc thay đổi lựa chọn đã lưu.

Chọn Danh sách nhận email

Trong khu vực Danh sách gửi & phân đoạn:

1. Mở ô Danh sách gửi.
2. Chọn Danh sách muốn sử dụng.
3. Nếu muốn gửi cho toàn bộ Danh sách, giữ lựa chọn Tất cả người đăng ký ở ô Phân đoạn.
4. Chọn Thêm danh sách khác nếu muốn sử dụng thêm Danh sách.

Bạn phải chọn ít nhất một Danh sách trước khi lưu. Mỗi Danh sách chỉ được chọn một lần trong khu vực này.

Số hiển thị cạnh tên Danh sách là tổng số Người đăng ký trong Danh sách đó. Đây không phải số người nhận cuối cùng của Chiến dịch, vì Phân khúc, loại trừ, trạng thái đăng ký và các điều kiện gửi khác chưa được phản ánh đầy đủ tại đây.

Danh sách chưa có Người đăng ký vẫn có thể được chọn. Tuy nhiên, Chiến dịch chưa thể gửi nếu sau khi áp dụng mọi điều kiện không còn người nhận phù hợp.

Chọn Phân khúc

Phân khúc giúp gửi email cho một phần Người đăng ký trong Danh sách.

1. Chọn Danh sách trước.
2. Mở ô Phân đoạn của Danh sách đó.
3. Chọn một hoặc nhiều Phân khúc.

Cách Mailix kết hợp lựa chọn:

• Không chọn Phân khúc: sử dụng toàn bộ Danh sách.
• Chọn một Phân khúc: sử dụng những Người đăng ký phù hợp với Phân khúc đó.
• Chọn nhiều Phân khúc trong cùng Danh sách: sử dụng Người đăng ký phù hợp với ít nhất một Phân khúc đã chọn.
• Chọn Phân khúc từ nhiều Danh sách: cộng gộp kết quả của các Danh sách và Phân khúc đã chọn.

Phân khúc là nhóm động. Kết quả có thể thay đổi khi thông tin hoặc Tag của Người đăng ký thay đổi. Xem Tạo và quản lý Phân khúc để hiểu cách thiết lập điều kiện.

Chọn Danh sách mặc định

Khi sử dụng nhiều Danh sách, đánh dấu một Danh sách là Mặc định. Danh sách đầu tiên được chọn làm mặc định ban đầu, nhưng bạn có thể chuyển dấu Mặc định sang Danh sách khác.

Mailix dùng Danh sách mặc định làm thông tin tham chiếu cho một số phần khác của Chiến dịch, chẳng hạn thông tin người gửi mặc định và dữ liệu dùng trong nội dung email. Việc đặt một Danh sách làm mặc định không có nghĩa Chiến dịch chỉ gửi cho Danh sách đó.

Loại trừ người nhận

Khu vực Loại trừ danh sách & phân đoạn là tùy chọn. Dùng khu vực này khi một Danh sách hoặc Phân khúc không nên nhận Chiến dịch.

1. Chọn Thêm danh sách để loại trừ.
2. Chọn Danh sách cần loại trừ.
3. Giữ Tất cả người đăng ký để loại trừ toàn bộ Danh sách, hoặc chọn một hay nhiều Phân khúc để chỉ loại trừ các nhóm đó.

Mailix tạo nhóm người nhận từ các Danh sách và Phân khúc được chọn, sau đó bỏ các Người đăng ký khớp với phần loại trừ. Nếu cùng một bản ghi Người đăng ký vừa thuộc nhóm nhận vừa thuộc nhóm loại trừ, phần loại trừ được ưu tiên.

Lưu ý: Một địa chỉ email có thể tồn tại dưới các bản ghi riêng ở nhiều Danh sách. Loại trừ một Danh sách không đồng nghĩa với việc địa chỉ đó bị loại khỏi mọi Danh sách khác.

Ví dụ: bạn chọn toàn bộ Danh sách Khách hàng, sau đó loại trừ Phân khúc Đã mua sản phẩm A trong chính Danh sách đó. Những Người đăng ký thuộc Phân khúc loại trừ sẽ không còn trong nhóm nhận từ Danh sách này.

Nếu một email xuất hiện nhiều lần

Một địa chỉ email có thể xuất hiện trong nhiều Danh sách hoặc nhiều Phân khúc đã chọn.

Cách xử lý email trùng phụ thuộc cấu hình hệ thống Mailix:

• Khi cơ chế loại trùng được áp dụng, Mailix chọn một bản ghi cho địa chỉ email đó. Bản ghi thuộc Danh sách mặc định được ưu tiên nếu có.
• Một số cấu hình hệ thống có thể cho phép gửi lặp tới các bản ghi cùng địa chỉ email.

Bước Người nhận không có lựa chọn để bạn tự bật hoặc tắt cơ chế này. Nếu việc gửi một lần cho mỗi địa chỉ là yêu cầu bắt buộc, hãy xác nhận cấu hình với đơn vị quản trị Mailix trước khi gửi.

Những Người đăng ký nào đủ điều kiện nhận email?

Việc có mặt trong Danh sách hoặc Phân khúc chưa đủ để một Người đăng ký chắc chắn được gửi email.

Trạng thái	Khả năng được đưa vào lượt gửi
Đã đăng ký	Có thể đủ điều kiện nếu đáp ứng các điều kiện còn lại
Đã hủy đăng ký	Không đủ điều kiện
Chưa xác nhận	Không đủ điều kiện
Đã chặn	Không đủ điều kiện
Đã báo cáo spam	Không đủ điều kiện

Bạn không thể bỏ qua các trạng thái này tại bước Người nhận.

Kết quả xác minh email ảnh hưởng thế nào?

Theo thiết lập mặc định đã xác minh:

• Có thể giao nhận: đủ điều kiện xét gửi.
• Chưa xác minh: vẫn đủ điều kiện xét gửi.
• Không thể giao nhận, Rủi ro và Không xác định: không nằm trong nhóm kết quả được gửi mặc định.

Chiến dịch không tự chạy xác minh email khi bạn chọn người nhận. Kết quả xác minh cũng không thay thế trạng thái đăng ký hoặc sự đồng ý nhận email.

Tùy cấu hình hệ thống, nhóm kết quả được phép gửi có thể khác. Xem Xác minh email trong Danh sách để hiểu các kết quả này.

Số lượng người nhận được tính như thế nào?

Mailix xử lý lựa chọn theo các lớp chính:

1. Cộng gộp các Danh sách và Phân khúc được chọn.
2. Bỏ các bản ghi thuộc Danh sách hoặc Phân khúc loại trừ.
3. Chỉ giữ Người đăng ký có trạng thái phù hợp khi chuẩn bị gửi.
4. Áp dụng kết quả xác minh email được phép gửi.
5. Xử lý email trùng theo cấu hình hệ thống.

Bạn cần phân biệt hai số liệu:

• Số cạnh tên Danh sách là tổng Người đăng ký của riêng Danh sách đó.
• Số trên bước Xác nhận phản ánh lựa chọn Danh sách, Phân khúc và loại trừ, nhưng vẫn có thể cao hơn số email thực sự được gửi vì kết quả xác minh và cơ chế loại trùng được áp dụng khi gửi.

Số người nhận cũng có thể thay đổi nếu Người đăng ký đổi trạng thái, dữ liệu Phân khúc thay đổi hoặc Danh sách được cập nhật trước khi Chiến dịch chạy.

Lưu lựa chọn người nhận

Sau khi kiểm tra các lựa chọn:

1. Đảm bảo đã chọn ít nhất một Danh sách.
2. Kiểm tra Danh sách mặc định.
3. Kiểm tra các Phân khúc nhận và loại trừ.
4. Chọn Lưu & Tiếp tục.

Mailix thay thế cấu hình người nhận cũ bằng lựa chọn hiện tại và đưa bạn tới bước Thiết lập. Khi quay lại bước Người nhận, các lựa chọn đã lưu sẽ được hiển thị lại.

Thay đổi chưa được lưu sẽ không được giữ nếu bạn rời màn hình. Hãy chọn Lưu & Tiếp tục trước khi chuyển sang phần khác.

Khi không có người nhận phù hợp

Hãy kiểm tra lần lượt:

• Không có Danh sách để chọn: tạo Danh sách trước rồi quay lại Chiến dịch.
• Danh sách chưa có Người đăng ký: thêm hoặc Import Người đăng ký.
• Phân khúc không có kết quả: kiểm tra lại điều kiện của Phân khúc.
• Loại trừ toàn bộ người nhận: bỏ hoặc thu hẹp phần loại trừ.
• Người đăng ký không ở trạng thái Đã đăng ký: kiểm tra trạng thái trong Danh sách.
• Kết quả xác minh không thuộc nhóm được gửi: xem lại kết quả xác minh và cấu hình áp dụng.

Bước Người nhận cho phép lưu một Danh sách rỗng hoặc Phân khúc chưa có kết quả. Tuy nhiên, bước Xác nhận sẽ báo cần xử lý nếu số người nhận bằng 0.

Nếu không lưu được, hãy kiểm tra xem mỗi dòng nhận và mỗi dòng loại trừ đang sử dụng có Danh sách hay chưa. Tính năng cũng có thể không chỉnh sửa được nếu tài khoản thiếu quyền hoặc Chiến dịch không còn ở trạng thái cho phép thay đổi.

Ví dụ chọn người nhận

Gửi toàn bộ một Danh sách

Chọn một Danh sách và giữ Tất cả người đăng ký.

Gửi một Phân khúc

Chọn Danh sách, sau đó chọn Phân khúc cần gửi. Chỉ Người đăng ký phù hợp với Phân khúc được đưa vào nhóm nhận từ Danh sách đó.

Gửi nhiều Danh sách

Chọn Thêm danh sách khác, sau đó chọn từng Danh sách. Mailix cộng gộp các nhóm đã chọn.

Gửi một nhóm và loại trừ một Phân khúc

Chọn Danh sách hoặc Phân khúc ở khu vực nhận. Sau đó thêm Phân khúc không nên nhận vào khu vực loại trừ.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể chọn nhiều Danh sách không?

Có. Chọn Thêm danh sách khác để thêm từng Danh sách. Mỗi Danh sách chỉ xuất hiện một lần trong khu vực nhận.

Tôi có thể chọn nhiều Phân khúc không?

Có. Bạn có thể chọn nhiều Phân khúc trong một Danh sách và chọn Phân khúc thuộc nhiều Danh sách. Trong cùng một Danh sách, Người đăng ký chỉ cần phù hợp với ít nhất một Phân khúc đã chọn.

Nếu một email nằm trong hai Danh sách thì sao?

Kết quả phụ thuộc cấu hình loại trùng của hệ thống. Mailix có thể chọn một bản ghi cho địa chỉ đó hoặc cho phép xử lý các bản ghi lặp. Bước Người nhận không cung cấp tùy chọn thay đổi hành vi này.

Người đã hủy đăng ký có nhận email không?

Không. Chỉ Người đăng ký ở trạng thái Đã đăng ký được xét gửi.

Người chưa xác minh email có nhận được không?

Theo thiết lập mặc định đã xác minh, email Chưa xác minh vẫn thuộc nhóm được phép gửi. Điều này không có nghĩa email đã được xác nhận hoặc bảo đảm giao nhận.

Vì sao số người nhận thấp hơn tổng Người đăng ký?

Phân khúc, phần loại trừ, trạng thái đăng ký, kết quả xác minh và cơ chế xử lý email trùng đều có thể làm giảm số email thực sự được gửi.

Vì sao Phân khúc có người nhưng Chiến dịch hiển thị ít hơn?

Một số Người đăng ký trong Phân khúc có thể bị loại trừ hoặc không còn ở trạng thái đủ điều kiện. Số liệu cũng có thể thay đổi khi dữ liệu của Phân khúc thay đổi.

Tôi có thể thay đổi người nhận sau khi lưu không?

Có, khi Chiến dịch còn cho phép chỉnh sửa. Mở lại bước Người nhận, thay đổi lựa chọn rồi chọn Lưu & Tiếp tục.

Chiến dịch có tự xác minh email trước khi gửi không?

Không có bước tự xác minh email trong workflow Chiến dịch đã xác minh. Mailix sử dụng kết quả xác minh đang có để xác định khả năng được gửi.

Bước tiếp theo

• Thiết lập người gửi và nội dung Chiến dịch
• Tạo và quản lý Phân khúc
• Xác minh email trong Danh sách