Appearance
Quản lý Người đăng ký trong Tự động hóa
Trang Thống kê giúp bạn biết người đăng ký nào chưa vào luồng, đang ở bước nào, đã hoàn thành hay gặp lỗi. Tại đây, bạn cũng có thể đưa người đăng ký hiện có vào luồng, tạm giữ một lượt chạy hoặc thử lại sau khi đã sửa nguyên nhân lỗi.
Mở danh sách Người đăng ký
- Trên thanh điều hướng, chọn Tự động hóa.
- Mở menu thao tác của Tự động hóa cần theo dõi.
- Chọn Quản lý người đăng ký.
Mailix mở trang Thống kê của Tự động hóa.
Trang này hiển thị toàn bộ người đăng ký hiện có trong danh sách chính, gồm cả người chưa từng vào Tự động hóa. Mỗi trang mặc định có 25 người.
Mỗi dòng trong danh sách có ý nghĩa gì?
Mỗi dòng đại diện cho một bản ghi người đăng ký trong danh sách chính. Trên cùng dòng, Mailix ghép tiến trình của người đó trong Tự động hóa hiện tại nếu đã có.
Một cặp người đăng ký–Tự động hóa chỉ có một lượt chạy được lưu tại một thời điểm. Vì vậy, cùng một người không có nhiều dòng cho nhiều lần chạy trong cùng Tự động hóa.
Các cột đã xác minh gồm:
- địa chỉ email và trạng thái đăng ký;
- bước hiện tại hoặc đường đi đã thực hiện;
- trạng thái lượt chạy;
- thời điểm vào luồng;
- hoạt động gần nhất và thời điểm xử lý tiếp theo nếu đang chờ;
- menu thao tác.
Trang không có cột thời điểm hoàn thành riêng. Với lượt đã kết thúc, Hoạt động gần nhất và mục cuối trong lịch sử cho biết thời điểm xử lý cuối cùng.
Tìm kiếm, lọc và sắp xếp
Ô tìm kiếm hiện chỉ tìm theo địa chỉ email. Bạn có thể lọc theo:
- tất cả;
- chưa vào luồng;
- đã có lượt chạy;
- Running;
- Waiting;
- Completed;
- Failed;
- đang được tạm giữ hoặc không được tạm giữ.
Bạn cũng có thể sắp xếp theo ngày đăng ký, ngày cập nhật người đăng ký, email, thời điểm vào Tự động hóa hoặc hoạt động gần nhất của lượt chạy.
Các trạng thái của lượt chạy
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chưa vào luồng | Người đăng ký thuộc danh sách chính nhưng chưa có lượt chạy trong Tự động hóa |
| Running | Lượt chạy đang sẵn sàng xử lý bước hiện tại hoặc bước kế tiếp |
| Waiting | Lượt chạy đang chờ đến thời điểm của WAIT, CONDITION hoặc kết quả xử lý Email |
| Completed | Đã đi hết đường nối khả dụng trong luồng |
| Failed | Lượt chạy dừng vì cấu hình, dữ liệu, Email hoặc một lỗi xử lý không thể tiếp tục |
| Held | Nhãn bổ sung cho một lượt Running hoặc Waiting đã được tạm giữ riêng |
Held không thay thế trạng thái Running hoặc Waiting. Nó cho biết Mailix sẽ không tiếp tục xử lý tự động lượt đó cho tới khi bạn bỏ tạm giữ.
Xem bước hiện tại
Cột bước hiển thị các dấu theo đường đi của người đăng ký. Chọn Tiến trình để xem tên bước hiện tại hoặc bước cuối:
- Email kèm Subject;
- WAIT và thời lượng hoặc thời điểm chờ;
- CONDITION cùng Email được kiểm tra;
- thao tác Tag, Danh sách hoặc Trường thông tin;
- Webhook;
- bước đã bị xóa khỏi luồng hiện tại.
Với lượt Completed, đây là bước cuối đã xử lý. Với lượt Failed, đây là bước xảy ra lỗi, không có nghĩa người đăng ký vẫn đang được xử lý tại đó.
Xem lịch sử một lượt chạy
- Tìm người đăng ký đã có lượt chạy.
- Chọn Tiến trình.
- Xem thông tin lượt chạy và phần Lịch sử.
Màn hình hiển thị:
- trạng thái người đăng ký và trạng thái xác minh hiện tại;
- thời điểm vào luồng, hoạt động gần nhất và lịch xử lý tiếp theo;
- bước Email đã gửi, chưa xác nhận gửi hoặc gửi không thành công;
- thời gian chờ đã cấu hình và thời gian thực tế;
- kết quả nhánh YES hoặc NO của CONDITION;
- thao tác Tag, Danh sách hoặc Trường thông tin đã áp dụng;
- lượt mở và nhấp đã ghi nhận;
- thao tác tạm giữ, bỏ tạm giữ hoặc thử lại;
- lỗi cuối cùng nếu lượt chạy bị dừng.
Email có hoạt động mở hoặc nhấp có thể dẫn tới phần chi tiết tương tác và báo cáo Email tương ứng.
Lịch sử sau khi sửa luồng
Thời điểm và kết quả đã ghi trong lịch sử không bị chạy lại khi bạn sửa luồng. Tuy nhiên, tên và mô tả bước được đối chiếu với cấu hình hiện tại. Vì vậy, một bước đã đổi nội dung có thể hiển thị bằng nhãn mới; bước đã xóa được đánh dấu là đã xóa.
Người đăng ký đang Chờ
Với trạng thái Waiting, danh sách hiển thị thời điểm xử lý tiếp theo theo múi giờ của tài khoản. Mở Tiến trình để xem chi tiết WAIT hoặc khoảng thời gian CONDITION đang theo dõi.
Tạm dừng toàn bộ Tự động hóa không dời thời hạn đã được tính. Khi kích hoạt lại, lượt đã quá hạn được xử lý ở lần kiểm tra tiếp theo.
Nếu cấu hình WAIT được sửa sau khi một người đã bắt đầu chờ, người đó vẫn giữ thời hạn cũ. Lịch sử vì thế có thể khác thời lượng hiện đang hiển thị trên bước.
Thêm Người đăng ký hiện có vào Tự động hóa
Tự động hóa phải đang ACTIVE, đã có Điều kiện bắt đầu và bước đầu tiên được nối.
Thêm một người
- Lọc Chưa vào luồng hoặc tìm theo email.
- Mở menu của người đăng ký.
- Chọn Kích hoạt ngay.
- Đọc nội dung xác nhận, sau đó xác nhận thao tác.
Thao tác này bỏ qua sự kiện của Điều kiện bắt đầu và tạo một lượt chạy bình thường từ bước đầu tiên. Kích hoạt ngay không có nghĩa Điều kiện bắt đầu đã xảy ra. Người đăng ký vẫn phải thuộc danh sách chính, chưa có lượt chạy và đáp ứng Phân khúc đã lưu.
Quan trọng: Kích hoạt ngay cho một người không tự khôi phục trạng thái đăng ký. Một bản ghi đã hủy đăng ký hoặc bị chặn có thể đi qua các bước không phải Email, nhưng Email vẫn không được gửi. Chỉ dùng thao tác này khi bạn hiểu rõ các bước sẽ thay đổi Tag, Trường thông tin hoặc Danh sách.
Thêm tất cả người chưa vào luồng
Chọn Kích hoạt tất cả, sau đó xác nhận. Mailix xử lý những người:
- thuộc danh sách chính;
- đang ở trạng thái Đã đăng ký;
- chưa có lượt chạy trong Tự động hóa;
- đáp ứng Phân khúc đã lưu.
Thao tác được xử lý theo lô. Thông báo ban đầu chỉ xác nhận yêu cầu đã được tiếp nhận; hãy tải lại trang sau đó để xem số liệu mới. Người đã có lượt chạy không được chạy lại dù nội dung xác nhận trên giao diện có thể diễn đạt rộng hơn.
Giống Kích hoạt ngay, Kích hoạt tất cả bỏ qua sự kiện của Điều kiện bắt đầu và bắt đầu từ bước đầu tiên. Khác biệt quan trọng là thao tác hàng loạt chỉ xử lý người đang ở trạng thái Đã đăng ký.
Người đăng ký có thể vào lại không?
Không, miễn là lượt chạy cũ vẫn còn. Sự kiện mới, Kích hoạt ngay hoặc Kích hoạt tất cả đều không tạo thêm lượt chạy cho cùng cặp người đăng ký–Tự động hóa.
Người đã Completed hoặc Failed cũng không tự vào lại. Sau khi Xóa kích hoạt, một lần kích hoạt mới sẽ bắt đầu từ đầu và lịch sử cũ không còn.
Quan trọng: Không dùng Xóa kích hoạt rồi kích hoạt lại như một cách thử lại thông thường. Email có thể được gửi lại; các bước thêm hoặc xóa Tag, cập nhật Trường thông tin, Copy/Move Danh sách, WAIT và CONDITION cũng có thể được thực hiện lại từ đầu.
Thử lại một lượt bị lỗi
Lưu ý: Khi thử lại, Mailix sử dụng luồng, nội dung Email, người gửi và nhóm phương thức gửi đang được lưu hiện tại. Nếu bạn đã sửa các phần này sau khi xảy ra lỗi, kết quả có thể khác lần xử lý ban đầu.
Sau khi sửa nguyên nhân lỗi:
- Lọc trạng thái Failed.
- Mở menu của người đăng ký.
- Chọn Thử lại.
- Đọc nội dung xác nhận và xác nhận thao tác.
Thử lại giữ nguyên lượt chạy và lịch sử, ghi thêm một sự kiện thử lại rồi thử xử lý lại bước đã lỗi. Thao tác này không bắt đầu lại từ Điều kiện bắt đầu; Email và các thao tác Tag, Danh sách hoặc Trường thông tin đã hoàn thành trước đó không chạy lại.
Thử lại chỉ xuất hiện cho trạng thái Failed. Mailix kiểm tra lại trạng thái người đăng ký, phương thức gửi và hạn mức khi bước Email thực sự gửi.
Với một số lỗi Email, thông tin xử lý cũ của bước có thể khiến lượt chạy vẫn Failed ngay sau khi thử lại; thao tác này không bảo đảm Email sẽ được gửi lại. Không dùng Thử lại để cố gửi cho người đã hủy đăng ký hoặc bị chặn. Hãy kiểm tra thông báo mới và sửa nguyên nhân trước khi thử lại.
Thử lại nhiều lượt
Khi có lượt Failed, nút Thử lại tất cả lượt bị lỗi xuất hiện. Một lần xử lý tối đa 500 lượt, sau đó thông báo cho biết số lượt đã phục hồi và số lượt vẫn lỗi. Nếu vẫn còn lượt Failed, bạn có thể xử lý tiếp sau khi kiểm tra nguyên nhân chung.
Tạm giữ hoặc tiếp tục một lượt
Tạm giữ
- Mở menu của lượt Running hoặc Waiting.
- Chọn Tạm giữ lượt chạy.
- Xác nhận.
Mailix giữ nguyên bước, trạng thái và thời điểm đã lên lịch. Tự động hóa vẫn hoạt động với những người khác.
Quan trọng: Tạm giữ không thu hồi Email đã bắt đầu được xử lý. Nếu Email đang gửi tại thời điểm tạm giữ, Email đó vẫn có thể được giao nhưng lượt chạy không tự chuyển bước khi đang Held. Hãy kiểm tra tiến trình sau khi bỏ tạm giữ.
Tiếp tục
Mở menu và chọn Bỏ tạm giữ lượt chạy. Lượt chạy tiếp tục từ cùng bước vào lần xử lý đến hạn tiếp theo. Nếu thời hạn WAIT đã qua, lượt được xử lý ở lần kiểm tra tiếp theo.
Nếu toàn bộ Tự động hóa đang tạm dừng, bỏ tạm giữ riêng không làm nó hoạt động lại. Bạn vẫn cần kích hoạt Tự động hóa.
Dùng Tiến lên trong cửa sổ Tiến trình
Nút Tiến lên yêu cầu Mailix xử lý bước hiện tại ngay một lần. Nó không phải thao tác bỏ qua bước và không cho bạn chọn một bước đích khác.
Quan trọng: Với WAIT đã bắt đầu, Tiến lên có thể kết thúc thời gian chờ sớm. Với CONDITION đang chờ, nó có thể đánh giá hoạt động ngay và chọn nhánh trước hạn. Với Email đang chờ kết quả gửi, thao tác này không bảo đảm bỏ qua hoặc gửi lại Email. Chỉ dùng sau khi đã kiểm tra bước hiện tại và tác động của việc xử lý sớm.
Nút bị vô hiệu hóa với lượt Completed hoặc Failed. Không có thao tác riêng để chọn bước đích, đánh dấu hoàn thành hoặc bỏ qua mọi loại bước.
Xóa lượt chạy và lịch sử
Quan trọng: Xóa kích hoạt xóa vĩnh viễn lượt chạy, bước hiện tại, trạng thái tạm giữ, tiến trình, lịch sử bước, lỗi và dữ liệu tương tác Email gắn với lượt đó. Không có thao tác khôi phục được xác minh.
- Mở menu của người đã có lượt chạy.
- Chọn Xóa kích hoạt.
- Đọc cảnh báo và xác nhận.
Ba thao tác này có kết quả khác nhau:
| Thao tác | Kết quả |
|---|---|
| Xóa kích hoạt | Xóa lượt chạy và lịch sử trong Tự động hóa; giữ bản ghi trong Danh sách và không đổi trạng thái đăng ký |
| Hủy đăng ký | Giữ bản ghi và lịch sử Tự động hóa; Email sau đó không được gửi, nhưng các bước không phải Email có thể tiếp tục |
| Xóa bản ghi Người đăng ký | Xóa bản ghi khỏi Danh sách và xóa theo lượt chạy, lịch sử liên quan |
Cảnh báo: Sau Xóa kích hoạt, người đăng ký có thể được kích hoạt lại từ đầu. Khi đó, Email và các thay đổi Tag, Danh sách hoặc Trường thông tin trước đây có thể lặp lại. Hãy dùng Thử lại cho một lượt Failed thay vì xóa và bắt đầu lại.
Nếu Email đã bắt đầu xử lý, xóa lượt chạy không phải thao tác thu hồi Email. Các dữ liệu gửi, mở và nhấp gắn với lượt chạy bị xóa cùng liên kết lịch sử tương ứng; số liệu tổng hợp có thể cần được làm mới.
Không có thao tác Remove hoặc Cancel riêng ngoài Xóa kích hoạt.
Khi Tự động hóa bị tạm dừng
- Sự kiện mới và thao tác Kích hoạt ngay/Kích hoạt tất cả không đưa thêm người vào luồng.
- Running và Waiting giữ trạng thái hiện tại; WAIT vẫn giữ mốc thời gian cũ.
- Kích hoạt lại cho phép các lượt đến hạn tiếp tục.
- Failed không tự được thử lại và Completed không chạy lại.
- Thử lại và Tiến lên là thao tác quản lý riêng; chúng không tự kích hoạt toàn bộ Tự động hóa.
Khi luồng được chỉnh sửa lúc Người đăng ký đang chạy
Mỗi lần xử lý tiếp theo đọc cấu hình luồng hiện tại:
- bước đã đi qua không chạy lại;
- người chưa tới bước dùng cấu hình mới;
- WAIT đã bắt đầu giữ thời hạn cũ;
- CONDITION đang chờ giữ hạn cũ nhưng có thể dùng cấu hình hiện tại khi được đánh giá;
- Email chưa bắt đầu dùng nội dung và người gửi mới nhất;
- xóa đúng bước hiện tại làm lượt chạy Failed ở lần xử lý tiếp theo.
Nếu Thử lại sau khi sửa luồng, Mailix vẫn xử lý lại từ bước được lưu là bước lỗi. Nếu bước đó đã bị xóa, Mailix không thể tự tìm một bước thay thế.
Khi trạng thái Người đăng ký thay đổi
Người hủy đăng ký, chưa xác nhận, bị chặn hoặc spam-reported không nhận Email khi đến bước SEND EMAIL. Lần gửi không thành công thông thường vẫn cho phép luồng tiếp tục sang các bước không phải Email.
Việc đăng ký lại không tạo lượt chạy mới nếu lượt cũ vẫn còn. Nó chỉ có thể ảnh hưởng các Email chưa được xử lý trong lượt hiện tại.
Nếu bản ghi người đăng ký bị xóa khỏi danh sách, dòng, lượt chạy và lịch sử gắn với bản ghi đó cũng bị xóa. Đây khác với đổi trạng thái sang hủy đăng ký: bản ghi hủy đăng ký vẫn còn trên trang và các bước không phải Email vẫn có thể tiếp tục.
Copy/Move sang Danh sách khác ảnh hưởng thế nào?
- Copy to list: giữ bản ghi nguồn và tạo hoặc giữ bản ghi cùng email trong danh sách đích. Lượt chạy hiện tại vẫn gắn với bản ghi nguồn.
- Move to list: sao chép sang danh sách đích rồi hủy đăng ký bản ghi nguồn. Lượt chạy hiện tại vẫn tiếp tục với bản ghi nguồn, nên Email phía sau không được gửi.
Bản ghi ở danh sách đích không tự thay thế lượt chạy hiện tại. Nó có thể tham gia một Tự động hóa khác của danh sách đích nếu sau đó đáp ứng Điều kiện bắt đầu của Tự động hóa đó.
Thao tác thêm hoặc xóa Tag có thể tạo lượt chạy trong Tự động hóa khác. Thay đổi Trường thông tin được ghi vào bản ghi hiện tại, nhưng không nên dựa vào thao tác này để tạo chuỗi kích hoạt giữa các Tự động hóa vì hành vi đó chưa ổn định.
Khi một lượt chạy bị lỗi
- Lọc Failed và chọn Tiến trình.
- Kiểm tra bước lỗi và thông báo hiển thị.
- Nếu là Email, kiểm tra người gửi, nội dung, phương thức gửi, trạng thái đăng ký và hạn mức.
- Nếu bước đã bị xóa hoặc cấu hình đã đổi, kiểm tra lại toàn bộ đường đi hiện tại.
- Sửa nguyên nhân trước khi chọn Thử lại.
Thông báo lỗi có thể chứa nội dung kỹ thuật từ quá trình xử lý. Không chia sẻ thông báo có dữ liệu nhạy cảm; nếu không hiểu nguyên nhân, hãy gửi ảnh chụp đã che thông tin riêng tư cho quản trị viên hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Người đăng ký cũ có tự vào Tự động hóa không?
Không chỉ vì bạn tạo hoặc bật Tự động hóa. Dùng Kích hoạt ngay hoặc Kích hoạt tất cả nếu muốn đưa người hiện có vào luồng và họ đáp ứng điều kiện tương ứng.
Thử lại có gửi lại Email đã gửi trước đó không?
Không. Thử lại xử lý lại từ bước Failed; các bước Email đã hoàn thành trước đó không chạy lại.
Xóa khỏi Tự động hóa có hủy đăng ký khỏi Danh sách không?
Không. Xóa kích hoạt chỉ xóa lượt chạy và lịch sử trong Tự động hóa.
Tạm dừng Tự động hóa có đóng băng thời gian WAIT không?
Không. Mốc xử lý vẫn giữ nguyên và lượt quá hạn được xử lý sau khi kích hoạt lại.
Sửa flow thì người đang chạy dùng flow cũ hay mới?
Họ dùng cấu hình hiện tại ở lần xử lý tiếp theo. Các bước đã hoàn thành không chạy lại.
Tôi có thể xem từng bước đã xử lý không?
Có. Chọn Tiến trình để xem lịch sử, thời gian chờ, kết quả nhánh, Email và thao tác đã thực hiện.